La convention qui formalise le résultat de la négociation commerciale entre fournisseurs et distributeurs ou prestataires de services (convention dite « unique ») doit être établie soit dans un document unique, soit dans un ensemble formé par un contrat-cadre et des contrats d'application. Elle doit être conclue pour un, deux ou trois ans. Lorsqu'elle est pluriannuelle, elle doit fixer les modalités selon lesquelles le prix convenu est révisé (C. com. art. L 441-3).
La Commission d’examen des pratiques commerciales (CEPC) constate que les conventions pluriannuelles, dont la conclusion a été autorisée par la loi Sapin 2 du 9 décembre 2016, sont peu utilisées. Pourtant, elles présentent l’avantage d’une meilleure visibilité et d'une plus grande prévisibilité de la relation contractuelle du fait des éléments suivants : l’allongement de la durée de la relation et sa stabilité ; la valorisation du partenariat auprès des tiers ; la prise en compte en cours de contrat d'une évolution significative et justifiée des coûts des matières premières permettant la révision du prix ; un suivi régulier de la relation commerciale et de l'exécution du contrat ; une négociation pérenne des aspects juridiques et logistiques, donc un gain de temps et d'efficacité ; la souplesse du partenariat permettant une adaptation du contrat par avenant (révision du prix, de l'offre, intégration d'innovations, meilleure connaissance du marché et de l'évolution de la demande des consommateurs...).
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Afin d’encourager la mise en place de conventions pluriannuelles, la CEPC émet une série de recommandations.
La CEPC souligne que la convention pluriannuelle permet d’éviter la renégociation tous les ans de l’intégralité des éléments qui caractérisent la relation. Elle établit alors une distinction entre les éléments durables et les éléments commerciaux de la convention.
Elle préconise de consigner les éléments commerciaux, qui concourent à la détermination du prix convenu (tarif, remises et ristournes, chiffre d’affaires prévisionnel, services propres à favoriser la commercialisation des produits et la relation commerciale : C. com. art. L 441-3 et L 441-4), dans une annexe commerciale à la convention. Ces éléments commerciaux, qui font partie intégrante de la convention, seront révisés par avenant selon une fréquence et des modalités qui devraient être définies par celle-ci. La Commission insiste sur le fait que les conditions négociées n’ont pas vocation à être remises en cause unilatéralement et rappelle que tout avenant doit faire l’objet d’un écrit le justifiant (C. com. art. L 441-3, II).
Les dispositions fixant le cadre de la relation commerciale, notamment celles issues des conditions générales de vente des industriels et des modalités de « fonctionnement » des distributeurs (par exemple, logistiques), devraient être déterminées dans la convention elle-même, pour la durée de celle-ci (clauses de responsabilité, relatives à la propriété intellectuelle, à la protection des données personnelles, à l'éthique et à la conformité, à la fin du contrat, etc.). La CEPC suggère d'établir la convention de préférence sous la forme d’un contrat-cadre assorti de contrats d’application. Là encore, ces éléments durables ne devraient pouvoir être modifiés que d’un commun accord des parties, par voie d’avenant.
Les conditions liées à la fin du contrat pluriannuel devraient être prévues par la convention. Il n’y a pas de reconduction automatique ou tacite de ce type de contrat, sauf à ce que les parties en aient décidé autrement. La poursuite de la relation commerciale doit donc se faire sur la base d'une nouvelle négociation et d'un nouveau contrat, pluriannuel ou non, suivant le même calendrier que celui prévu pour la conclusion de la première convention pluriannuelle : envoi des conditions générales de vente (CGV), socle unique de la négociation, puis conclusion de la convention unique au 1er mars au plus tard ; s'il s'agit de produits de grande consommation, envoi des CGV avant le 1er décembre de l'année N – 1 (C. com. art. L 441- 3 et L 441-4).
En revanche, si l'une ou l'autre des parties ne souhaite pas poursuivre la relation commerciale, elle doit y mettre fin en respectant un préavis suffisant, conformément à l'article L 442-1, II du Code de commerce interdisant la rupture brutale de relations commerciales établies.
