Le Congrès 2017 du Mouvement Jeune Notariat a été consacré aux perspectives ouvertes par l’objectif « zéro papier dans les offices ». Moyennant rigueur, méthode et respect des bonnes pratiques, notamment en matière de sécurité informatique, la transition est envisageable.
Programme chargé pour le Congrès du Mouvement Jeune Notariat (MJN) qui s’est déroulé à Édimbourg du 28 octobre au 1er novembre 2017 avec pour thèmes « Notariat du 21e siècle : Enfin le zéro papier ? ». Les 200 participants (notaires, collaborateurs et partenaires du notariat) ont échangé leurs expériences et réfléchi activement.
« Nous avons organisé nos travaux autour du matériel, de la méthode et de la sécurité (MMS) pour envisager les rapports du notaire avec les technologies et les individus », résume Stéphanie Jeanjean-Boudon, notaire à Carpentras et rapporteur général du Congrès MJN.
De l’avis des notaires très avancés dans la mise en œuvre du zéro papier au sein de leur office (lire les propos des experts interrogés dans le rapport du Congrès), sont essentielles à cette finalité : la volonté de l’équipe directionnelle, la rédaction d’un plan d’actions, une réflexion sur la circulation des informations au sein de l’étude, la mise à disposition de tous du matériel et une exigence de rigueur. Il ne s’agit pas d’interdire le papier, mais de ne plus le conserver et de savoir quand le détruire. Catherine Capaldo (coach, consultante et formatrice) décline en préambule du rapport, les mécanismes du changement, le rôle de manager du notaire et l’impact du zéro papier au regard des cinq valeurs partagées dans le notariat que sont la sécurité, la pérennité, la confidentialité, la proximité et la disponibilité. « On ne peut plus exercer sans être à la page, relève Stéphanie Jeanjean-Boudon. Il est impératif pour nos confrères réticents de s’intéresser aux progrès technologiques. Notre profession doit conserver son avance technologique pour faire évoluer les confrères. »
Parmi l’ensemble des propositions envisagées par l’équipe de rapporteurs, la formation des notaires aux nouvelles technologies et à leurs usages serait plus que bienvenue en matière de sécurité informatique. « Certains notaires ont besoin de rappels sur les bonnes pratiques », observe la notaire. Par exemple, verrouiller sa session en quittant son poste informatique, ne pas brancher les clés USB des clients sur le réseau, etc. « On sécurise sa maison face aux cambriolages et on ne protège pas son réseau informatique contre le piratage ? Or, les données sont irremplaçables, insiste-t-elle. La sécurité est l’affaire de tous dans un office. Du notaire aux collaborateurs, chacun doit se sentir concerné quelles que soient sa fonction et sa position. »
Alexandra DESCHAMPS
Pour en savoir plus : lire Solution Notaire Hebdo 7/17 inf. 17 et 11/17 inf. 15
Stéphanie JEANJEAN-BOUDON, notaire à Carpentras et rapporteur général du Congrès MJN
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