La loi 2018-1213 du 24 décembre 2018 a prévu la possibilité pour les entreprises de verser à leurs salariés une prime exceptionnelle de pouvoir d’achat exonérée d’impôt sur le revenu et de charges sociales dans la limite de 1 000 € par bénéficiaire.

La DSS (Direction de la sécurité sociale) vient de diffuser une instruction, applicable depuis le 11 décembre 2018, dans laquelle elle apporte des précisions quant aux modalités d’exonération de charges sociales de cette prime. Nous en signalons ci-après les points les plus intéressants.

A noter : Cette instruction ayant vocation à être publiée sur le site www.circulaire-legifrance.gouv.fr et au bulletin officiel disponible en ligne sur le site www.solidarité-santé.gouv.fr, elle est, à notre avis, opposable à l'administration.

Champ d’application

Employeurs concernés ?

La prime exceptionnelle peut être versée par tous les employeurs, y compris les travailleurs indépendants, quel que soit leur type d’activité (artisans, commerçants, exploitants agricoles, professions libérales), les sociétés civiles, les syndicats professionnels, les mutuelles, les associations, ou tout autre organisme à but non lucratif, ainsi que par les particuliers employeurs (Inst. n° I.3).

Salariés concernés ?

Tous les salariés sont éligibles à la prime exceptionnelle y compris les apprentis, sous réserve qu’ils remplissent la condition de présence visée plus bas.

Les mandataires sociaux doivent bénéficier de la prime et ouvrent droit à l’exonération dans les conditions de droit commun s’ils sont titulaires d’un contrat de travail. En revanche, s’il n’existe pas de contrat de travail, le versement de la prime n’est pas obligatoire et son éventuel versement n’ouvre pas droit à l’exonération prévue par la loi (Inst. n° I.10).

Quant aux salariés intérimaires, ils doivent bénéficier de la prime exceptionnelle versée par l’entreprise de travail temporaire (ETT) dans les mêmes conditions que les salariés permanents de cette entreprise.

L’entreprise utilisatrice peut verser aux salariés intérimaires présents une prime exceptionnelle au même titre qu'à ses propres salariés. Elle devra alors communiquer à l’ETT la décision unilatérale ou l’accord ayant donné lieu à cette attribution pour que celle-ci puisse effectuer le paiement de la prime aux salariés concernés. Cette prime exceptionnelle ouvre droit aux mêmes exonérations que celles applicables aux primes versées à l’ensemble des salariés de l’entreprise utilisatrice.

L’ETT dont une partie des salariés intérimaires a bénéficié d’une prime versée par les entreprises utilisatrices ne peut pas être tenue de verser cette prime à ses salariés intérimaires en mission dans d’autres entreprises utilisatrices (Inst. n° I.11).

La prime peut-elle être versée à une partie seulement des salariés ?

La condition de présence peut-elle être appréciée à une date différente de celle prévue par la loi ?

Non. Les salariés éligibles à la prime sont les salariés liés par un contrat de travail au 31 décembre 2018. Dans le cas où la prime est versée avant cette date, les salariés éligibles sont tous les salariés titulaires d’un contrat de travail à la date de versement (Inst. n° I.7).

Montant de la prime

La prime peut-elle être d’un montant inférieur ou supérieur à 1 000 € ?

Oui. Toutefois, quel que soit le montant de la prime, elle ne fait l’objet d’une exonération de cotisations et contributions sociales, de CSG, de CRDS, d’impôt sur le revenu et de l’ensemble des contributions et taxes dues sur les salaires que dans la limite de 1 000 €. La partie de la prime qui excède cette limite est réintégrée dans l'assiette de l’ensemble de ces cotisations, contributions, impôts et taxes (Inst. n° II.1).

Comment le montant de la prime peut-il être modulé ?

La loi autorise à moduler le niveau de la prime entre les salariés en fonction de certains critères, par exemple leur rémunération, leur niveau de qualification ou leur classification, ainsi que la quotité de temps de travail inscrite à leur contrat et leur durée de présence dans l’entreprise au cours de l’année 2018 (Inst. n° II.2).

La prime peut aussi être modulée en fonction de l’assiduité du salarié ou des absences, celles-ci étant prises en compte selon les règles retenues pour l’application de la réduction générale de cotisations patronales (Inst. nos II.3 et II.5).

Toutefois, pour que la prime soit éligible à l’exonération, il n’est pas autorisé d’en réduire le montant à raison des congés suivants : congés maternité, paternité, de l’accueil ou de l’adoption d’un enfant, d’éducation parentale, pour la maladie d’un enfant et de présence parentale (Inst. n° II.3).

Les critères de modulation peuvent être combinés (Inst. n° II.6).

Toutefois, aucun critère ne peut conduire à une allocation discriminatoire de la prime entre les salariés (Inst. n° II.2).

La loi prévoit expressément que la prime exceptionnelle doit être versée à l’ensemble des salariés. Il en résulte que, dès lors que la modulation aurait pour conséquence de priver certains salariés de cette prime, la condition de versement à l’ensemble des salariés ne serait pas remplie. Il appartient à l’employeur de veiller à fixer un plancher minimal de versement, quel que soit le critère retenu.

Toutefois, sous réserve des congés mentionnés ci-dessus, un salarié qui n’a pas été effectivement présent dans l’entreprise en 2018 ou dont l’employeur a choisi de ne pas accorder de prime pour les rémunérations supérieures à un plafond qu’il a défini peut ne pas recevoir de prime (Inst. n° II.8).

Le montant de la prime peut-il être différent selon l’établissement ?

La prime entre-t-elle en compte dans le calcul des exonérations sociales ?

Non. La prime n’entre en compte dans le calcul d’aucune autre exonération de cotisations sociales. Elle n’entre pas en compte, notamment, dans le calcul du bénéfice des exonérations dégressives. Elle n’ouvre pas droit à d’autres exemptions ou exonérations, et n’est pas prise en compte pour le calcul du CICE (Inst. n° II.7).

A noter : Sont notamment visées la réduction générale des cotisations patronales ou les exonérations pour embauche dans les zones en difficultés.

La prime peut-elle se substituer à un élément de rémunération ?

Non. La prime exceptionnelle ne peut se substituer à aucun élément de rémunération prévu notamment par un usage. À cet égard, le versement de primes exceptionnelles les 2 années précédentes aura valeur d’usage pour l’application de ce dispositif (Inst. n° II.9).

La prime ne peut pas non plus se substituer aux primes habituelles telles que les primes de treizième mois, de congés ou de vacances, de Noël ou toute autre prime versée obligatoirement ou habituellement par l’employeur.

De même, elle ne peut pas se substituer ou venir en diminution des primes au titre des résultats de l’entreprise ou du salarié, des primes de performance liées à l’évolution de l’activité de l’entreprise ou de certains des salariés et habituellement versées à quelque moment de l’année que ce soit, même lorsque leur montant n’est pas déterminé à l’avance. Toutefois, dans ce cas, la prime exceptionnelle dont le montant excède la moyenne, par salarié, du niveau de prime versée au titre des 2 années précédentes peut être éligible à l’exonération. Les sommes correspondantes doivent faire l’objet d’une identification spécifique comme prime exceptionnelle (Inst. n° II.9).

Modalités de conclusion des accords pour l’attribution de la prime

L’accord mettant en place la prime peut être conclu selon les modalités prévues à l’article L 3312-5 du Code du travail (applicables aux accords d’intéressement), c’est-à-dire (Inst. n° III.1) :

- dans le cadre d’un accord collectif de travail de droit commun (c’est-à-dire avec un ou plusieurs délégués syndicaux) ;

- entre le chef d’entreprise et les représentants des syndicats représentatifs dans l’entreprise (c’est-à-dire avec un salarié mandaté par une organisation syndicale représentative dans l’entreprise) ;

- au sein du CSE (ou du CE), par un vote positif sur le projet de l’employeur à la majorité des membres présents lors de la réunion du comité ;

- à la suite de la ratification, à la majorité des 2/3 du personnel, d’un projet d’accord proposé par le chef d’entreprise. Cette majorité s’apprécie par rapport à l’effectif de l’entreprise au moment de la ratification et non sur la base des seuls salariés présents lors du vote.

Versement et déclaration de la prime

La prime peut-elle faire l’objet avances ?

La prime exceptionnelle doit-elle figurer sur le bulletin de paie ?

Oui. Le Code du travail prévoit l’obligation de mentionner sur le bulletin de paie la totalité de la rémunération du salarié. Le versement de la prime exceptionnelle doit donc obligatoirement apparaître sur une ligne – si possible spécifique en raison des exonérations associées – du bulletin de paie du mois du versement et le total net versé (salaire + prime) doit correspondre au total de la rémunération figurant sur le bulletin de paie (Inst. n° IV.3).

La prime doit-elle être déclarée par l’employeur aux administrations sociale et fiscale ?

Oui. La prime doit être déclarée comme un élément de rémunération non soumis à cotisations et contributions, afin notamment de permettre le contrôle du respect de ses conditions d’attribution. Cette déclaration est réalisée selon les modalités de droit commun dans le cadre de la déclaration sociale nominative (DSN) (Inst. n° IV.4).

A noter : Selon le site dsn-info, la prime exceptionnelle défiscalisée est à déclarer (pour la version de norme P19V01) au niveau du bloc « Prime, gratification et indemnité - S21.G00.52 » sous le code « 043 » présent dans la rubrique « Type - S21.G00.52.001 ». À compter de la version de norme P20V01, une nouvelle valeur sera ajoutée pour déclarer ladite prime. Par défaut, la date de versement de cette prime est considérée incluse dans le mois principal déclaré de la DSN. Si le versement de la prime n'est pas survenu au cours du mois principal déclaré, alors la rubrique « Date de versement d'origine - S21.G00.52.007 » doit être valorisée avec la date du versement réel de ladite prime.

Par ailleurs, le code type personnel (CTP) à utiliser pour la déclaration de la prime exceptionnelle est le CTP 510 (CTP à 0 %, sans incidence sur le montant des cotisations dues par l’employeur). La première échéance à partir de laquelle il pourra être utilisé est celle du 5 ou du 15 février 2019. Le cas échéant, les sommes versées à ce titre avant le 1^er janvier devront donc être régularisées à l’occasion de l’échéance du 5 ou du 15 février 2019.

Régime social et fiscal de la prime

Quelles sont les cotisations, contributions et taxes bénéficiant de l’exonération ?

L’exonération porte sur les cotisations et contributions suivantes (Inst. n° V.1) :

- cotisations (parts employeur et salariale) de sécurité sociale y compris, le cas échéant, la cotisation complémentaire au régime local d’Alsace-Moselle ;

- cotisations (employeurs et salariés) aux régimes de retraite complémentaire, y compris l’AGFF et l’Apec ;

- cotisations (employeurs et salariés) aux régimes d’assurance chômage, y compris ^AGS ;

- contribution solidarité autonomie ;

- versement de transport ;

- contribution au dialogue social ;

- contributions dues au Fnal ;

- CSG et CRDS ;

- taxe sur les salaires ;

- taxe d’apprentissage et contribution supplémentaire à l’apprentissage, contribution unique à la formation professionnelle et à l’alternance ;

- participation des employeurs au développement de la formation professionnelle continue ;

- versement au titre du congé individuel de formation, contribution dédiée au financement du compte personnel de formation ;

- contribution patronale au titre de la formation professionnelle en alternance ;

- participations des employeurs (agricoles et non agricoles) à l’effort de construction ;

- le cas échéant, les contributions résultant d’accords conventionnels de branche.

Pour ces cotisations et contributions, le plafond de l’exonération s’apprécie par employeur.

En matière d’impôt sur le revenu, le plafond d’exonération s’apprécie par salarié bénéficiaire.

Comment doit être calculée la limite de 3 Smic ouvrant droit à l’exonération ?

La loi précise que le plafond de 3 Smic correspond à 3 fois la valeur annuelle du Smic calculée pour un an sur la base de la durée légale du travail.

La rémunération à prendre en compte afin de vérifier l’éligibilité à l’exonération correspond à l’assiette des cotisations et contributions sociales définie à l’article L 242-1 du CSS. Sont notamment incluses les indemnités de fin de contrat de travail ou de fin de mission.

Pour correspondre à la durée de travail, la limite de 3 Smic doit être calculée selon les mêmes modalités que celles retenues pour calculer l’éligibilité aux réductions proportionnelles de 1,8 point des cotisations d’allocations familiales et de 6 points des cotisations d’assurance maladie respectivement prévues aux articles L 241-6-1 et L 241-2-1 du CSS. Il s’agit de la rémunération annuelle, proportionnée à la durée de présence dans l’entreprise pour chaque salarié.

Le plafond de rémunération ne peut faire l’objet d’aucune majoration à aucun titre que ce soit (Inst. n° V.2).

Exemple :

Pour un salarié à temps plein présent toute l'année sans heures supplémentaires, le seuil de 3 Smic annuel est égal à : (Smic horaire × 35 × 52/12) × 12 × 3 ou, pour les entreprises rémunérant leurs salariés sur la base de 151,67 heures, à : (Smic horaire × 151,67) × 12 × 3.

Pour un salarié à temps plein présent toute l'année ayant effectué 10 heures supplémentaires, ce seuil est égal à : [(Smic horaire × 35 × 52/12) × 12)] + (10 × Smic horaire)] × 3 ou, pour les entreprises rémunérant leurs salariés sur la base de 151,67 heures, à : [(Smic horaire × 151,67) × 12)] + (10 × Smic horaire)] × 3.

A noter : Le plafond de 3 Smic vaut-il pour tous les salariés ou doit-il être proratisé pour les salariés à temps partiel ? Les termes de la loi ne prévoient pas une telle proratisation qui figurait pourtant dans le texte de l’avant-projet de loi. Le fait que cette précision n’ait pas été reprise dans le texte final inciterait à penser que cette limite de 3 Smic est la même pour tous les salariés. Telle n’est pas la solution retenue sur le site des Urssaf. Selon les indications données sur ce site, la rémunération inférieure à 3 fois le Smic pour un an sur la base de la durée annuelle implique une proratisation du Smic notamment pour les salariés à temps partiel.

Cette solution paraît cohérente avec la référence faite par l’instruction, pour l’appréciation de la limite de 3 Smic, aux modalités retenues pour calculer l’éligibilité aux réductions de cotisations allocations familiales et assurance maladie lesquelles se réfèrent toutes les deux pour le calcul du Smic aux règles applicables pour la réduction générale qui prévoient expressément la proratisation du Smic.

Cette solution aurait mérité d’être plus explicitement validée.

Par ailleurs, l’administration ne précise pas la valeur horaire du Smic à retenir. S’agit-il de celle en vigueur à la date de création de la mesure ou de celle en vigueur à la date de versement de la prime ? La première solution paraît, selon nous, plus équitable. Nous avons créé sur cette base un simulateur pour l'appréciation de la limite de 3 Smic.

Pour le calcul de la réduction générale des cotisations patronales pour les salariés soumis à un régime d'heures d'équivalence, les salariés temporaires et les salariés relevant d'une caisse de congés payés, l'appréciation du plafond de rémunération de 3 Smic s'effectue selon les modalités prévues à l'article D 241-10 du CSS (Inst. n° V.2).

La prime est-elle exonérée d’impôt sur le revenu ?

Oui. Cette prime est exonérée de l’impôt sur le revenu. Elle ne doit pas être soumise par l’employeur au prélèvement à la source (Inst. n° V.3).

La prime est-elle prise en compte pour le bénéfice de certaines prestations comme la prime d’activité ?

Non. De manière générale, la prime n’est pas prise en compte dans la détermination du revenu fiscal de référence. En outre, la prime exceptionnelle n’a pas à être déclarée et n’est pas prise en compte pour le calcul du droit à la prime d’activité mentionnée à l’article L 841-1 du CSS.

La prime est-elle prise en compte pour le calcul de l'indemnité de fin de CDD ?

Non. La prime n'est pas incluse dans la rémunération servant à déterminer l'indemnité de fin de contrat ou de fin de mission (Inst. n° II.7).