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Contrôle Urssaf : la lettre d'observations est-elle valable si elle comporte une signature scannée ?

La lettre d'observations revêtue de la signature scannée de l'inspecteur du recouvrement est valable lorsque les signatures de celui-ci, apposées de façon manuscrite sur plusieurs documents transmis lors du contrôle, présentent de très fortes similitudes avec la signature scannée.

Cass. 2e civ. 18-3-2021 n° 19-24.117 F-D, Sté Installations électriques c/ Urssaf de Bretagne


Par Clément GEIGER
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Le contrôle Urssaf doit être réalisé en respectant les garanties prévues à l'article R 243-59 du CSS : envoi d'un avis préalable au contrôle, d'une lettre d'observations à l’issue du contrôle, respect d'une période contradictoire permettant au cotisant de présenter ses observations en réponse à cette lettre, obligation de réponse de l'agent de contrôle aux remarques éventuellement formulées par le cotisant et envoi d'une mise en demeure pour la mise en recouvrement des sommes dues.

La Cour de cassation a eu, à de nombreuses reprises, l’occasion de se prononcer sur le formalisme de la lettre d’observations et, plus particulièrement, sur sa signature par le(s) inspecteur(s) du recouvrement. L’arrêt rendu le 18 mars 2021 est l’occasion de faire le point sur cette jurisprudence.

La lettre d’observations doit impérativement comporter la signature de l’agent de contrôle

Le formalisme auquel est soumis le contrôle Urssaf apporte des garanties au cotisant, lui ouvrant ainsi de nombreuses possibilités de contestations, en particulier lorsque la lettre d'observations ne comporte pas les mentions requises. En effet, ces mentions sont le plus souvent prescrites à peine de nullité du contrôle et des opérations de redressement (Cass. 2e  civ. 10-10-2013 n° 12-26.586 F-D : RJS 1/14 n° 77 s'agissant de la mention de la faculté de se faire assister d'un conseil de son choix ; Cass. 2e  civ. 18-9-2014 n° 13-21.682 F-PB : RJS 12/14 n° 893 sur le défaut d'indication du mode de calcul du redressement envisagé).

Il en va ainsi de la signature de la lettre d'observations par les agents de contrôle. Aux termes de l'article R 243-59 du CSS, à l'issue du contrôle, les agents qui en sont chargés communiquent à la personne contrôlée une lettre d'observations datée et signée par eux. La Cour de cassation a précisé que, dans l'hypothèse où plusieurs inspecteurs du recouvrement participent aux opérations de contrôle, ils doivent tous apposer leur signature sur la lettre d'observations. À défaut, cette irrégularité entraîne la nullité des opérations de contrôle et de redressement (Cass. 2e civ. 6-11-2014 n° 13-23.990 F-PB : RJS 1/15 n° 60).

A noter :

La lettre de réponse de l'Urssaf aux observations formulées par le cotisant à la suite de la notification de la lettre d'observations n'est en revanche soumise à aucun formalisme (Cass. 2e civ. 12-3-2015 n° 14-16.019 F-D : RJS 5/15 n° 365) et n'a pas à être signée par l'ensemble des inspecteurs du recouvrement ayant procédé aux opérations de contrôle (Cass. 2e civ. 18-2-2021 n° 20-12.328 F-P : RJS 5/21 n° 284).

L'arrêt du 18 mars 2021 est l'occasion, pour la Cour de cassation, de compléter sa jurisprudence relative à la signature de la lettre d'observations par l'inspecteur du recouvrement. La question portait dans cette affaire sur le point de savoir si cette signature devait nécessairement être manuscrite.

Une signature scannée peut être valable sous certaines conditions

À la suite d'un contrôle, une Urssaf a notifié à une société une lettre d'observations mentionnant plusieurs chefs de redressement. La société a saisi la juridiction de sécurité sociale de différentes demandes visant à faire annuler le contrôle, dont l'une se fondait sur la circonstance que la lettre d'observations comportait une signature scannée de l'inspecteur, ce qui ne permettait pas de garantir que c'était bien lui qui avait signé la lettre d'observations.

La cour d'appel ayant néanmoins validé la procédure de contrôle et débouté la société, cette dernière s'est pourvue en cassation.

La Cour de cassation rejette le pourvoi et décide qu'en l'espèce la cour d'appel a pu, sur la base de ses constatations, juger que la lettre d'observations était régulièrement signée par l'inspecteur du recouvrement. La cour d'appel a, en effet, relevé que l'article R 243-59 du CSS n'impose nullement que la lettre d'observations soit revêtue de la signature manuscrite de l'inspecteur du recouvrement et constaté que la lettre d'observations en cause comprenait, sous les mentions dactylographiées « l'inspecteur du recouvrement », la signature scannée de ce dernier, dont la fiabilité n'était pas utilement critiquée, les signatures de l'inspecteur apposées de façon manuscrite sur trois documents transmis lors du contrôle et présentant de très fortes similitudes avec la signature scannée, en sorte qu'il ne faisait pas de doute qu'elles émanaient toutes d'un seul et même auteur.

A noter :

Si cette décision ouvre ainsi la voie à l'apposition d'une signature scannée ou numérisée de l'inspecteur du recouvrement sur la lettre d'observations, la Cour de cassation vérifie néanmoins que les juges du fond se sont bien assurés qu'il n'y avait pas de doute sur l'auteur des signatures, la seule signature scannée ne suffisant pas à garantir l'identité du signataire.

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