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Entretien professionnel : le compte à rebours du 30 juin 2021 est lancé !

Les entreprises ont jusqu'au 30 juin 2021 pour organiser les entretiens professionnels de leurs salariés qui auraient dû se tenir depuis le 1er janvier 2020. Un report obtenu dans le cadre de la crise sanitaire mais qui arrive aujourd'hui à son terme. L'occasion de faire le point sur les obligations des employeurs.


Par Sophie ANDRE
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©iStock

La loi 2014-288 du 5 mars 2014 (JO 6) relative à la formation professionnelle, aménagée par la loi Avenir professionnel du 5 septembre 2018 et par l'ordonnance du 21 août 2019 visant à assurer la cohérence de diverses dispositions de la loi Avenir professionnel, impose à l'employeur d'organiser un entretien professionnel périodique avec ses salariés en vue notamment d'examiner leurs perspectives d'évolution professionnelle. Un état des lieux récapitulatif est organisé au bout de 6 ans.

Pour permettre aux employeurs de satisfaire à leurs obligations légales en matière de formation professionnelle dans le contexte de la crise sanitaire liée à la propagation de la Covid-19, l'ordonnance 2020-387 du 1er avril 2020 (voir la Quotidienne du 21-4-2020), modifiée par celle 2020-1501 du 2 décembre 2020, prise en application de l'article 10 de la loi du 14 novembre 2020 autorisant la prorogation de l'état d'urgence sanitaire a prévu des reports des délais dans la mise en œuvre des entretiens professionnels.

Sans remettre en cause la date butoir de ces entretiens professionnels fixée 30 juin 2021, la loi de gestion de la sortie de crise sanitaire 2021-689 du 31 mai 2021 est revenue à nouveau sur certains délais (voir la Quotidienne du 8-6-2021) : elle reporte ainsi la mise en œuvre des sanctions attachées à l’obligation de tenir ces entretiens et prolonge le droit d’option ouvert aux employeurs pour justifier de leur obligation à l’égard des salariés (voir ci-dessous).

Il est donc temps pour les employeurs de programmer au plus vite les entretiens professionnels à finaliser avant cette date. L'occasion de faire le point sur les règles applicables en ce domaine.

Qu'entend-on par « entretien professionnel » ?

Il existe plusieurs catégories d'entretiens professionnels, assortis de règles qui leur sont propres :

  • l'entretien professionnel périodique devant avoir lieu tous les 2 ans ;

  • l'entretien professionnel organisé après certaines absences (congé de maternité par exemple) ;

  • l'entretien faisant un état des lieux récapitulatif, ou entretien-bilan, devant être organisé tous les 6 ans.

Comment organiser l'entretien professionnel périodique ?

À qui cet entretien doit-il s'appliquer ?

L'entretien professionnel doit être mis en œuvre par tous les employeurs, quel que soit l'effectif de l'entreprise. Les salariés en bénéficient sans condition d'ancienneté et quel que soit leur contrat de travail (contrat à durée déterminée ou indéterminée, contrat d'apprentissage ou de professionnalisation…), qu'ils soient à temps partiel ou à temps plein.

Quel est l'objet de cet entretien ?

L'entretien professionnel entre le salarié et son employeur a plusieurs finalités. Il doit permettre d'aborder les perspectives d'évolution professionnelle du salarié, notamment en termes de qualifications et d'emploi (C. trav. art. L 6315-1, I). À cette occasion, l'employeur doit également lui transmettre des informations sur la validation des acquis de l'expérience. Ceci vaut pour les entretiens professionnels qui se sont tenus à compter du 10 août 2016.

Depuis le 1er janvier 2019, l'employeur doit, de plus, informer le salarié sur :

  • l'activation de son compte personnel de formation (CPF) ;

  • les abondements qu'il est susceptible de financer ;

  • le conseil en évolution professionnelle.

En revanche, cet entretien ne porte pas sur l'évaluation du travail du salarié comme le précise l'article L 6315-1 du Code du travail. En effet, cet entretien, qui, en général, a lieu chaque année, permet de faire le bilan de l'année écoulée et de fixer les objectifs pour l'année à venir.

A notre avis :

En pratique, l'employeur peut organiser l'entretien professionnel et l'entretien d'évaluation consécutivement, à la condition qu'ils soient bien distincts dans leur déroulement et qu'ils donnent lieu à la rédaction de comptes rendus séparés.

Comment se déroule-t-il ?

Le Code du travail ne donne aucune précision sur le déroulé de l'entretien, mais un entretien en présentiel est préférable sur le lieu de l'entreprise.

Toutefois, dans un questions-réponses du ministère du travail, il a été précisé que rien ne s'oppose à ce que l'entretien professionnel soit réalisé sous forme de visioconférence à condition qu'il respecte bien les conditions énoncées à l'article L 6315-1 du Code du travail et en particulier qu'il donne lieu à la rédaction d'un document dont une copie est remise au salarié (Questions-réponses min. trav. « L'entretien professionnel » mai 2020, n° 8).

A noter :

Dans la mesure où le télétravail est recommandé dans le contexte sanitaire actuel, le recours à la visioconférence pour l'organisation de ces entretiens peut être la solution d'ici au 30 juin 2021.

En pratique, l'entretien sera réalisé par l'employeur lui-même dans les petites entreprises, par le manager de proximité dans les entreprises de plus grande taille, ou par le responsable des ressources humaines, en lien avec ces managers.

L'entretien donne lieu à la rédaction d'un compte rendu dont une copie est remise au salarié.

Le contenu exact de ces informations n'a pas été précisé par l'administration. En fonction de la date de l'entretien, l'étendue des informations a varié au gré des réformes intervenues depuis 2014.

Selon quelle périodicité l'entretien doit-il être organisé ?

Dès son embauche, le salarié doit être informé qu'il bénéficiera tous les 2 ans d'un entretien professionnel avec son employeur. Toutefois, les partenaires sociaux ont la possibilité de conclure un accord collectif d'entreprise ou, à défaut, de branche pour prévoir une périodicité des entretiens professionnels différente (C. trav. art. L 6315-1, I et III).

A noter :

Il n'est pas précisé selon quelles modalités l'employeur doit informer le salarié de son droit à un entretien au moment de l'embauche. À notre sens, cette information peut être donnée dans le cadre d'une clause du contrat de travail, par exemple, ou par le biais d'une note d'information.

Le décompte des 2 ans s'effectue de date à date à compter de la date d'embauche puis à partir de la date de l'entretien précédent. 

Exemple :

Si le salarié a été embauché le 1er juin 2019, son premier entretien devait en principe avoir lieu au 1er juin 2021.

Si le salarié est bien convoqué à un entretien, mais que ce dernier n'a pas lieu à la date anniversaire en raison de l'absence du salarié, il appartiendra, en dernier lieu, au juge d'apprécier au cas d'espèce cet état de fait et ses conséquences (Questions-réponses min. trav. « L'entretien professionnel » mai 2020, n° 6).

A notre avis :

En cas de saisine des tribunaux, le juge prud'homal s'attachera à rechercher la loyauté des parties. Si le salarié était en arrêt maladie ou en congés payés, et que l'employeur l'a régulièrement convoqué à son retour, alors la tolérance devrait être de mise. Si en revanche l'employeur a délibérément attendu la suspension du contrat de travail pour convoquer le salarié à l'entretien, il pourrait se voir reprocher sa déloyauté.

Le salarié peut-il refuser cet entretien ?

Il nous semble que la tenue de cet entretien est obligatoire pour l'employeur comme pour le salarié. Si le salarié le refuse néanmoins, l'employeur devra garder une trace de la convocation et recueillir le refus du salarié également par écrit pour éviter l'abondement éventuel du CPF (voir ci-dessous).

A notre avis :

Par ailleurs, une faute peut-elle être imputée au salarié en cas de refus ? La loi ne le précise pas. Toutefois, l'employeur pourrait selon nous reprocher son insubordination au salarié qui, régulièrement convoqué à l'entretien, refuse de s'y rendre sans justifier d'un motif légitime.

Les manquements de l'employeur sont-ils sanctionnés ?

Le respect par l'employeur de son obligation de mener les entretiens professionnels périodiques obligatoires est apprécié à l'occasion de l'entretien d'état des lieux (voir ci-dessous).

Les représentants du personnel sont-ils informés ?

Dans les entreprises d'au moins 50 salariés, le comité social et économique est informé, par l'employeur, par le biais de la base de données économiques et sociales (BDES) de la mise en œuvre de ces entretiens professionnels et de l'état des lieux opéré après 6 ans (C. trav. art. L 2312-26, II-4 bis).

Un entretien doit être proposé après certaines absences du salarié

Quelles sont les absences concernées ?

Un entretien professionnel doit aussi être systématiquement proposé au retour du salarié de certains congés.Sont visés (C. trav. art. L 6315-1, I) :

  • le congé de maternité ;

  • le congé parental d'éducation à temps plein ou partiel ;

  • le congé de proche aidant ;

  • le congé d'adoption ;

  • le congé sabbatique ;

  • une période de mobilité volontaire sécurisée ;

  • un arrêt de longue maladie ;

  • l'issue d'un mandat syndical.

Quand cet entretien doit-il être organisé ?

Cet entretien doit être organisé au retour du salarié. Il en résulte qu'il doit être proposé même si le salarié a déjà bénéficié d'un entretien professionnel moins de 2 ans auparavant. 

A notre avis :

Il est recommandé à l'employeur de faire cette proposition dès que le salarié reprend son activité et par écrit afin de se ménager la preuve qu'il a respecté son obligation. La loi ne précise pas dans quel délai après le retour du salarié cet entretien doit être organisé, mais un délai raisonnable s'impose : selon nous, 2 à 3 semaines maximum.

L'entretien doit être « proposé » « systématiquement », mais il ne semble pas obligatoire qu'il ait lieu si le salarié ne le souhaite pas.

Depuis le 1er  janvier 2019, l'entretien peut avoir lieu, à l'initiative du salarié, à une date antérieure à la reprise du travail. Seul le salarié peut demander l'organisation de cet entretien de manière anticipée

A notre avis :

En l'absence de précision dans le texte et à défaut de circulaire, le salarié doit pouvoir effectuer sa demande par tous moyens (courrier électronique, lettre simple ou recommandée). Rien n'est dit sur la faculté ou non pour l'employeur de refuser cet entretien. En termes de gestion des ressources humaines, la tenue de cet entretien a tout son intérêt dans la mesure où il permet d'anticiper le retour du salarié.

Un état des lieux récapitulatif tous les 6 ans

Quels sont les objectifs de cet état des lieux ?

L'état des lieux récapitulatif a pour objectif :

  • de vérifier que le salarié a bénéficié, au cours des 6 dernières années, des entretiens périodiques prévus ;

  • et d'apprécier s'il a :

    • suivi au moins une action de formation ;

    • acquis des éléments de certification par la formation ou par une validation des acquis de son expérience ;

    • bénéficié d'une progression salariale ou professionnelle.

La progression salariale d'un salarié s'apprécie au niveau individuel et/ou au niveau collectif. Quant à la progression professionnelle, elle comprend la progression « verticale », au niveau des différents échelons hiérarchiques, et la mobilité « horizontale », qui consiste en une progression en termes de responsabilités ou en un changement de métier (Questions-réponses min. trav. « L'entretien professionnel » mai 2020, n° 5).

Un accord collectif d'entreprise ou, à défaut, de branche peut prévoir d'autres modalités d'appréciation du parcours professionnel du salarié.

L'état des lieux donne lieu à la rédaction d'un compte rendu dont une copie est remise au salarié (C. trav. art. L 6315-1, II).

Selon quelle périodicité ?

Tous les 6 ans, l'entretien procède à un état des lieux récapitulatif du parcours professionnel du salarié. Cette durée s'apprécie par référence à l'ancienneté du salarié dans l'entreprise (C. trav. art. L 6315-1, II).

Il n'est pas possible d'interférer sur la périodicité de 6 ans de cet état des lieux périodique par accord collectif, contrairement aux entretiens professionnels périodiques prévus tous les 2 ans sous réserve d'accord collectif (voir ci-dessus).

A noter :

Cette notion d'ancienneté dans l'entreprise permet d'inclure dans le décompte certaines absences du salarié (notamment congé de maternité, arrêt de travail pour accident du travail ou maladie professionnelle…).

Pour les salariés qui étaient en poste au 7 mars 2014, l'état des lieux récapitulatif devait, initialement, se tenir le 7 mars 2020. Mais la crise sanitaire a permis un report de ce délai (voir ci-dessous).

Le manquement de l'employeur peut-il être sanctionné ?

Dans les entreprises d'au moins 50 salariés, l'employeur est tenu d'abonder le CPF du salarié lorsque ce dernier n'a pas bénéficié, durant une période de 6 ans (C. trav. art. L 6315-1, II et L 6323-13) :

  • des entretiens professionnels ;

  • et d'au moins une formation autre que les formations obligatoires prévues à l'article L 6321-2 du Code du travail. Selon ce texte, sont obligatoires les formations qui conditionnent l'exercice d'une activité ou d'une fonction, en application d'une convention internationale ou de dispositions légales et réglementaires. Ainsi, les autres actions du plan de développement des compétences qui sont imposées par l'employeur à son initiative entrent dans la catégorie des formations non obligatoires prises en compte au moment de l'entretien « bilan » des 6 ans (Questions-réponses min. trav. « L'entretien professionnel » mai 2020, n° 2).

    Ces deux critères s'appliquent de manière cumulative.

Exemple :

Si le salarié a bénéficié, sur une période de 6 ans, des 3 entretiens et d'au moins une formation non obligatoire, l'obligation est respectée.

En revanche, elle ne l'est pas si le salarié a bénéficié d'au moins une formation mais de seulement 2 entretiens sur les 3 ou s'il a bénéficié des 3 entretiens mais d'aucune formation non obligatoire.

L'effectif de l'entreprise d'au moins 50 salariés est apprécié selon les modalités prévues à l'article L 130-1 du CSS. Les règles applicables en matière de franchissement de seuil énoncées à cet article sont également applicables.

Aucune sanction n'est prévue à l'encontre des entreprises de moins de 50 salariés.

Le salarié pourrait néanmoins réclamer des dommages-intérêts à son employeur pour non-exécution de ses obligations liées à l'exécution du contrat de travail, s'il prouve avoir subi un préjudice.

Des aménagements à ces principes ont toutefois été prévus à titre transitoire en raison de la crise sanitaire (voir ci-dessous).

Selon quelles modalités ?

L'abondement est versé par l'employeur dans le cadre de ses contributions au titre de la formation professionnelle.

D'un montant de 3 000 €, il doit être versé à la Caisse des dépôts et consignations, que le salarié soit à temps plein ou à temps partiel (C. trav. art. R 6323-3, I).

L'employeur doit indiquer les informations nécessaires à l'abondement, notamment son montant, le nom du salarié bénéficiaire ainsi que les données permettant son identification (C. trav. art. R 6323-3, III). Le salarié en est informé (C. trav. art. L 6323-1).

Cette somme est créditée sur le compte du salarié dès sa réception (C. trav. art. R 6323-3, II).

Un accord collectif d'entreprise ou, à défaut, de branche peut définir un cadre, des objectifs et des critères collectifs d'abondement par l'employeur du compte personnel de formation des salariés (C. trav. art. L 6315-1, III).

Dans le cadre des contrôles menés par les agents de contrôle de l'inspection du travail, lorsque l'entreprise n'a pas versé spontanément l'abondement ou a opéré un versement insuffisant, elle est mise en demeure de procéder au versement correspondant. À défaut, l'employeur est redevable du montant correspondant à tout ou partie de l'abondement non versé, majoré de 100 %, soit au maximum 6 000 €. Cette somme est versée au Trésor public (C. trav. art. L 6323-13).

L'impact de la crise sanitaire sur le déroulement des entretiens professionnels 

Quelles sont les conséquences sur le calendrier des entretiens ?

Selon l'ordonnance du 2 décembre 2020 modifiant celle du 1er avril 2020, les entretiens professionnels qui auraient dû avoir lieu entre le 1er janvier 2020 et le 30 juin 2021 peuvent être reportés à l'initiative de l'employeur jusqu'au 30 juin 2021 (Ord. 2020-1501 art. 1).

Cette échéance n'a pas été remise en cause par la loi 2021-689 du 31 mai 2021 de gestion de sortie de la crise sanitaire. 

Comment l'employeur peut-il justifier avoir accompli ses obligations en matière d'entretiens périodiques ? 

Depuis la loi de gestion de sortie de la crise sanitaire, l'employeur dispose, à titre transitoire jusqu'au 30 septembre 2021 (au lieu du 30 juin 2021), d'un droit d'option qui s'applique de manière individuelle salarié par salarié (Questions-réponses min. trav. « L'entretien professionnel » mai 2020, n° 4).

Pour éviter l'abondement du CPF, l'employeur d'au moins 50 salariés peut d'abord justifier que le salarié a bien bénéficié des entretiens professionnels tous les 2 ans et d'au moins une formation autre qu'une formation « obligatoire » (voir ci-dessus). Seconde option ouverte jusqu'au 30 septembre 2021 : il peut, comme c'était le cas avant le 1er janvier 2019, justifier de la bonne exécution des entretiens professionnels et éviter ainsi une sanction, s'il établit, dans les entreprises d'au moins 50 salariés, que (Loi 2018-771 du 5-9-2018 art. 1, XIII modifié) :

  • le salarié a bénéficié de ces entretiens professionnels au cours des 6 années précédentes ;

  • et a bénéficié au moins de 2 des 3 mesures suivantes : action de formation (toutes les formations semblant éligibles), acquisition d'une certification, progression salariale ou professionnelle.

Exemple :

Dans le cas de deux salariés ayant, tous les deux, bénéficié à dates régulières de leurs entretiens périodiques, l'employeur qui organise l'entretien périodique jusqu'au 30 juin 2021 justifie avoir rempli ses obligations si :

  • le premier n'a pas suivi de formation non obligatoire au cours des 6 dernières années, mais a obtenu une certification ainsi qu'une promotion assortie d'une augmentation de salaire ;

  • le second n'a pas été augmenté, mais a suivi une formation prévue par le plan de développement des compétences.

À partir du 1er octobre 2021, l'employeur pourra uniquement échapper aux sanctions s'il a organisé les entretiens périodiques et fait bénéficier son salarié d'une formation non obligatoire (voir ci-dessus).

Quels effets sur l'abondement du CPF ?

Pour la période courant du 12 mars 2020 au 30 septembre 2021, les sanctions attachées au non-respect des délais de réalisation des entretiens récapitulatifs tous les 6 ans ne sont pas applicables (Ord. 2020-1501 art. 1, modifié en dernier par loi 2021-689 du 31-5-2021).

À compter du 1er octobre 2021, ces sanctions seront de nouveau applicables. Toutefois, pour apprécier leur mise en œuvre, il faudra tenir compte de la date à laquelle l'employeur a procédé à l'état des lieux récapitulatif compte tenu du report du délai accordé.

© Editions Francis Lefebvre - La Quotidienne