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L' information du locataire d’habitation en copropriété

L' obligation d’information du locataire d’habitation par le bailleur est un sujet majeur du droit des baux. Cet enjeu est accru lorsque le local loué constitue un lot de copropriété car un syndicat des copropriétaires, tiers à la relation contractuelle, prend des décisions ayant une incidence sur la relation entre le bailleur et son locataire. Avec Pierre-Edouard Lagraulet, avocat au barreau de Paris, et Pierre de Plater, juriste au cabinet PDPavocat, tous deux docteurs en droit.


Par Pierre-Edouard LAGRAULET, avocat au barreau de Paris, et Pierre de PLATER, juriste au cabinet PDPavocat, tous deux docteurs en droit
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L'information du locataire d'habitation en copropriété

Mémo des documents et informations que le propriétaire-bailleur doit transmettre à son locataire à chaque stade de la vie du contrat de bail d'habitation portant sur un local soumis au statut de la copropriété.

Vidéo : L' information du locataire d’habitation en copropriété par P.-E. Lagraulet et P. de Plater


Par Caroline CROS
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©iStock

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Fiche Pratique fiche pratique | Immobilier - Bail d'habitation

Les charges locatives récupérables

Le propriétaire-bailleur de locaux à usage d'habitation ou à usage mixte professionnel et d'habitation principale peut obtenir de son locataire le remboursement de certaines charges afférentes aux locaux loués.


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©iStock

Quelles charges le propriétaire peut-il se faire rembourser ?

Principe

Le propriétaire peut exiger du locataire le remboursement de certaines charges afférentes aux lieux loués.

Ces charges, dites « récupérables », accessoires au loyer, sont exigibles en contrepartie :

  • des services rendus liés à l'usage du logement comme la consommation d'eau, par exemple ;

  • des impositions qui correspondent à des services dont le locataire profite directement (Loi 89-462 du 6-7-1 989 art. 23, al. 1-1°, 2° et 3°). Il s'agit, par exemple, de la taxe d'enlèvement des ordures ménagères ;

  • des dépenses d'entretien courant et des menues réparations des parties ou équipements collectifs comme le nettoyage des paliers d'étage ou l'entretien des espaces verts communs, par exemple. Le remplacement d'éléments d'équipement est considéré comme assimilable aux menues réparations si son coût est au plus égal au coût de celles-ci. S'agissant des ascenseurs, sont récupérables les dépenses engagées par le propriétaire dans le cadre du contrat d'entretien minimal (vérifications périodiques, réparation et remplacement des petites pièces présentant des signes d'usure excessive, dépannage des personnes bloquées en cabine et remise en service de l'installation).

Attention :

Le remboursement des charges locatives ne peut être effectué que si le bail le prévoit (Cass. 3e civ. 3-10-2012 n° 11-21.108 FS-PB : BPIM 6/12 inf. 475).

Liste des charges locatives récupérables

Ce que prévoit la loi

La liste des charges récupérables résulte du décret 87-713 du 26 août 1987 et de son annexe. Elle comprend les catégories de charges suivantes :

  • les dépenses d'électricité, d'exploitation, d'entretien courant et de menues réparations des ascenseurs et des monte-charges ;

  • les dépenses relatives à l'eau froide et chaude, au chauffage des locaux privatifs des locataires et des parties communes, ainsi que les dépenses d'exploitation, d'entretien courant et de menues réparations des appareils correspondants ;

  • certaines dépenses relatives aux parties communes intérieures au bâtiment (électricité, entretien de propreté, de la minuterie et des tapis) ou aux équipements divers (ventilation, interphone) ainsi qu'à l'hygiène (élimination des rejets, désinsectisation et désinfection, entretien et vidange des fosses d'aisances) ;

  • certaines dépenses relatives aux espaces extérieurs (voies de circulation, aires de stationnement, abords et espaces verts, aires et équipements de jeux) telles que celles relatives à l'électricité, aux fournitures consommables utilisées dans l'entretien courant (ampoules ou tubes d'éclairage, engrais, graines et plantes sous certaines conditions, etc.) ainsi qu'à l'exploitation et l'entretien courant (coupe, désherbage, arrosage, etc.) ;

  • la taxe de balayage et la taxe ou redevance d'enlèvement des ordures ménagères.

La liste revêt un caractère limitatif et le bailleur ne peut exiger le remboursement de quelque autre charge que ce soit, sauf accord collectif de location signé entre représentants des bailleurs et des locataires portant sur l'amélioration de la sécurité ou la prise en compte du développement durable ; une clause du bail prévoyant le remboursement de charges non énumérées serait illégale.

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Annexe du décret 87-713 du 26 août 1987 pris en application de l'article 18 de la loi 86-1290 du 23 décembre 1986 tendant à favoriser l'investissement locatif, l'accession à la propriété de logements sociaux et le développement de l'offre foncière et fixant la liste des charges récupérables

I. - Ascenseurs et monte-charge

1. Dépenses d'électricité.

2. Dépenses d'exploitation, d'entretien courant, de menues réparations :

a) Exploitation :

- visite périodique, nettoyage et graissage des organes mécaniques ;

- examen semestriel des câbles et vérification annuelle des parachutes ;

- nettoyage annuel de la cuvette, du dessus de la cabine et de la machinerie ;

- dépannage ne nécessitant pas de réparations ou fournitures de pièces ;

- tenue d'un dossier par l'entreprise d'entretien mentionnant les visites techniques, incidents et faits importants touchant l'appareil.

b) Fournitures relatives à des produits ou à du petit matériel d'entretien (chiffons, graisses et huiles nécessaires) et aux lampes d'éclairage de la cabine.

c) Menues réparations :

- de la cabine (boutons d'envoi, paumelles de portes, contacts de portes, ferme-portes automatiques, coulisseaux de cabine, dispositif de sécurité de seuil et cellule photo-électrique) ;

- des paliers (ferme-portes mécaniques, électriques ou pneumatiques, serrures électromécaniques, contacts de porte et boutons d'appel) ;

- des balais du moteur et fusibles.

II. - Eau froide, eau chaude et chauffage collectif des locaux privatifs et des parties communes

1. Dépenses relatives :

A l'eau froide et chaude des locataires ou occupants du bâtiment ou de l'ensemble des bâtiments d'habitation concernés ;

A l'eau nécessaire à l'entretien courant des parties communes du ou desdits bâtiments, y compris la station d'épuration ;

A l'eau nécessaire à l'entretien courant des espaces extérieurs ;

Les dépenses relatives à la consommation d'eau incluent l'ensemble des taxes et redevances ainsi que les sommes dues au titre de la redevance d'assainissement, à l'exclusion de celles auxquelles le propriétaire est astreint en application de l'article L. 35-5 du code de la santé publique ;

Aux produits nécessaires à l'exploitation, à l'entretien et au traitement de l'eau ;

A l'électricité ;

Au combustible ou à la fourniture d'énergie, quelle que soit sa nature.

2. Dépenses d'exploitation, d'entretien courant et de menues réparations :

a) Exploitation et entretien courant :

- nettoyage des gicleurs, électrodes, filtres et clapets des brûleurs ;

- entretien courant et graissage des pompes de relais, jauges, contrôleurs de niveau ainsi que des groupes moto-pompes et pompes de puisards ;

- graissage des vannes et robinets et réfection des presse-étoupes ;

- remplacement des ampoules des voyants lumineux et ampoules de chaufferie ;

- entretien et réglage des appareils de régulation automatique et de leurs annexes ;

- vérification et entretien des régulateurs de tirage ;

- réglage des vannes, robinets et tés ne comprenant pas l'équilibrage ;

- purge des points de chauffage ;

- frais de contrôles de combustion ;

- entretien des épurateurs de fumée ;

- opérations de mise en repos en fin de saison de chauffage, rinçage des corps de chauffe et tuyauteries, nettoyage de chaufferies, y compris leurs puisards et siphons, ramonage des chaudières, carneaux et cheminées ;

- conduite de chauffage ;

- frais de location d'entretien et de relevé des compteurs généraux et individuels ;

- entretien de l'adoucisseur, du détartreur d'eau, du surpresseur et du détendeur ;

- contrôles périodiques visant à éviter les fuites de fluide frigorigène des pompes à chaleur ;

- vérification, nettoyage et graissage des organes des pompes à chaleur ;

- nettoyage périodique de la face extérieure des capteurs solaires ;

- vérification, nettoyage et graissage des organes des capteurs solaires.

b) Menues réparations dans les parties communes ou sur des éléments d'usage commun :

- réparation de fuites sur raccords et joints ;

- remplacement des joints, clapets et presse-étoupes ;

- rodage des sièges de clapets ;

- menues réparations visant à remédier aux fuites de fluide frigorigène des pompes à chaleur ;

- recharge en fluide frigorigène des pompes à chaleur.

III. - Installations individuelles

Chauffage et production d'eau chaude, distribution d'eau dans les parties privatives :

1. Dépenses d'alimentation commune de combustible ;

2. Exploitation et entretien courant, menues réparations :

a) Exploitation et entretien courant :

- réglage de débit et température de l'eau chaude sanitaire ;

- vérification et réglage des appareils de commande, d'asservissement, de sécurité d'aquastat et de pompe ;

- dépannage ;

- contrôle des raccordements et de l'alimentation des chauffe-eau électriques, contrôle de l'intensité absorbée ;

- vérification de l'état des résistances, des thermostats, nettoyage ;

- réglage des thermostats et contrôle de la température d'eau ;

- contrôle et réfection d'étanchéité des raccordements eau froide - eau chaude ;

- contrôle des groupes de sécurité ;

- rodage des sièges de clapets des robinets ;

- réglage des mécanismes de chasses d'eau.

b) Menues réparations :

- remplacement des bilames, pistons, membranes, boîtes à eau, allumage piézo-électrique, clapets et joints des appareils à gaz ;

- rinçage et nettoyage des corps de chauffe et tuyauteries ;

- remplacement des joints, clapets et presse-étoupes des robinets ;

- remplacement des joints, flotteurs et joints cloches des chasses d'eau.

IV. - Parties communes intérieures au bâtiment ou à l'ensemble des bâtiments d'habitation

1. Dépenses relatives :

A l'électricité ;

Aux fournitures consommables, notamment produits d'entretien, balais et petit matériel assimilé nécessaires à l'entretien de propreté, sel.

2. Exploitation et entretien courant, menues réparations :

a) Entretien de la minuterie, pose, dépose et entretien des tapis ;

b) Menues réparations des appareils d'entretien de propreté tels qu'aspirateur.

3. Entretien de propreté (frais de personnel).

V. - Espaces extérieurs au bâtiment ou à l'ensemble de bâtiments d'habitation (voies de circulation, aires de stationnement, abords et espaces verts, aires et équipements de jeux)

1. Dépenses relatives :

A l'électricité ;

A l'essence et huile ;

Aux fournitures consommables utilisées dans l'entretien courant :

ampoules ou tubes d'éclairage, engrais, produits bactéricides et insecticides, produits tels que graines, fleurs, plants, plantes de remplacement, à l'exclusion de celles utilisées pour la réfection de massifs, plates-bandes ou haies.

2. a) Exploitation et entretien courant :

Opérations de coupe, désherbage, sarclage, ratissage, nettoyage et arrosage concernant :

- les allées, aires de stationnement et abords ;

- les espaces verts (pelouses, massifs, arbustes, haies vives, plates-bandes) ;

- les aires de jeux ;

- les bassins, fontaines, caniveaux, canalisations d'évacuation des eaux pluviales ;

- entretien du matériel horticole ;

- remplacement du sable des bacs et du petit matériel de jeux.

b) Peinture et menues réparations des bancs de jardins et des équipements de jeux et grillages.

VI. - Hygiène

1. Dépenses de fournitures consommables :

Sacs en plastique et en papier nécessaires à l'élimination des rejets ;

Produits relatifs à la désinsectisation et à la désinfection, y compris des colonnes sèches de vide-ordures.

2. Exploitation et entretien courant :

Entretien et vidange des fosses d'aisances ;

Entretien des appareils de conditionnement des ordures.

3. Elimination des rejets (frais de personnel).

VII. - Equipements divers du bâtiment ou de l'ensemble de bâtiments d'habitation

1. La fourniture d'énergie nécessaire à la ventilation mécanique.

2. Exploitation et entretien courant :

Ramonage des conduits de ventilation ;

Entretien de la ventilation mécanique ;

Entretien des dispositifs d'ouverture automatique ou codée et des interphones ;

Visites périodiques à l'exception des contrôles réglementaires de sécurité, nettoyage et graissage de l'appareillage fixe de manutention des nacelles de nettoyage des façades vitrées.

3. Divers :

Abonnement des postes de téléphone à la disposition des locataires.

VIII. - Impositions et redevances

Droit de bail.

Taxe ou redevance d'enlèvement des ordures ménagères.

Taxe de balayage.

Bon à savoir :

En sus des charges, le locataire doit prendre en charge l'entretien courant du logement, des équipements mentionnés au contrat et les menues réparations ainsi que l'ensemble des réparations locatives dont une liste indicative est fournie par le décret du 26 août 1987, sauf si elles sont occasionnées par la vétusté, les malfaçons, un vice de construction, un cas fortuit ou la force majeure (Loi 89-462 du 6-7-1 989 art. 7, d).

Apport de la jurisprudence et de la doctrine administrative

La simple lecture du décret ne permet pas toujours de savoir si telle ou telle dépense doit être considérée comme récupérable. La jurisprudence et des réponses ministérielles ont apporté des précisions. Ces solutions, rendues parfois pour l'application des réglementations antérieures, ou de la réglementation HLM, sont transposables, les textes des décrets concernés étant similaires dans leur contenu.

Exemple :

Ainsi, notamment, ont été considérés comme n'étant pas récupérables :

  • la taxe foncière,

  • les frais de gestion de la fiscalité directe locale afférents à la taxe d'enlèvement des ordures ménagères,

  • les frais d'envoi ou d'établissement d'une quittance ou d'un avis d'échéance,

  • les frais de location d'une poubelle ou d'une citerne de gaz liquéfié,

  • les frais de dératisation,

  • les charges des campagnes anti-graffitis ou de nettoyage de ces graffitis.

Le cas des dépenses de personnel

Lorsque l'entretien des parties communes et l'élimination des rejets (« sortie des poubelles ») sont tous deux assurés par un gardien ou concierge, les dépenses correspondant à sa rémunération sont récupérables sur les locataires à concurrence de 75 % de leur montant. Lorsque l'une ou l'autre de ces deux tâches est assurée, ou si le gardien ou concierge effectue une tâche et participe à l'autre, le bailleur peut récupérer 40 % de la rémunération (Cass. 3e civ. 8-3-2018 n° 17-11.985 FS-PBI, Sté Pays d'Aix Habitat : BPIM 2/18 inf. 152). Lorsque ces tâches, ou l'une d'entre elles, sont assurées par un employé d'immeuble, les dépenses correspondant à sa rémunération sont récupérables en totalité. Par ailleurs, les dépenses de personnel d'encadrement technique sont récupérables à concurrence de 10 % de leur montant, dès lors que ce personnel est chargé du contrôle direct du gardien, du concierge ou de l'employé d'immeuble.

Le forfait de rémunération du gardien reste récupérable en cas d'intervention d'un tiers ou de remplacement pendant les repos hebdomadaires et les congés ainsi qu'en cas de force majeure, d'arrêt de travail ou d'impossibilité matérielle ou physique temporaire. Le caractère temporaire s'applique à l'impossibilité matérielle, si le gardien est dans l'impossibilité matérielle permanente d'effectuer l'entretien des parties communes et/ou l'élimination des déchets, le forfait de charges n'est pas récupérable (Cass. 3e civ. 17-12-2013 n° 12-26.780 : BPIM 1/14 inf. 68).

Un couple de gardiens salarié dans le cadre d'un contrat de travail en commun est assimilé à un personnel unique.

Les dépenses de personnel récupérables correspondent aux salaires bruts et aux cotisations sociales et fiscales à la charge de l'employeur. Ne sont pas récupérables : le salaire en nature, les indemnités et primes de départ à la retraite, les indemnités de licenciement, les indemnités journalières perçues en cas d'arrêt de travail (Rép. Marseille : Sén. 15-9-2016 p. 3953 n° 17450), la cotisation à une mutuelle prise en charge par l'employeur ou le comité d'entreprise, la cotisation à la médecine du travail, la participation de l'employeur au comité d'entreprise, la participation de l'employeur à l'effort de construction, l'intéressement et la participation aux bénéfices de l'entreprise.

Comment les charges sont-elles réparties entre les locataires ?

Dans les immeubles collectifs, en même temps que l'envoi du décompte, le bailleur est tenu de préciser le mode de répartition des charges entre les locataires et d'envoyer, le cas échéant, une note d'information sur les modalités de calcul des charges de chauffage et d'eau chaude et sur la consommation individuelle de chaleur et d'eau chaude sanitaire du logement (Loi 89-462 du 6-7-1989 art. 23 dans sa rédaction issue de Ord. 2020-866 du 15-7-2020). Le contenu de cette notice sera défini par décret en Conseil d'État.

Dans un immeuble en monopropriété, le propriétaire paraît en droit de choisir le mode de répartition des charges qui lui convient, avec éventuellement une clé de répartition différente en fonction de la nature des charges (par exemple selon la surface habitable pour le chauffage et selon le nombre d'occupants pour la consommation d'eau). Le système de répartition des charges doit simplement être équitable (CA Paris 27-10-1989 : Loyers et copr. 1990 comm. n° 286).

Comment payer les charges ?

Les charges sont exigibles sur justification, ce qui exclut l'évaluation forfaitaire ; bailleurs comme locataires peuvent se prévaloir, même après l'expiration du bail, des dispositions d'ordre public de la loi qui imposent une fixation des charges sur une base réelle (Cass. 3e civ. 20-12-1995 : RJDA 2/96 n° 195 ; Cass. 3e civ. 4-5-2010 n° 09-14.871 : AJDI 2010 p. 471). Les charges peuvent cependant faire l'objet du versement de provisions, lesquelles doivent alors donner lieu à une régularisation annuelle (Loi 89-462 du 6-7-1 989 art. 23, al. 6).

Le bailleur est tenu de remettre gratuitement une quittance chaque fois que le locataire en fait la demande (en cas de paiement partiel, il doit délivrer un reçu). Cette quittance mentionne les sommes versées en distinguant le loyer et les charges (Loi 89-462 du 6-7-1 989 art. 21).

En cas de régularisation tardive des charges, c'est-à-dire avant le terme de l'année civile suivant l'année de leur exigibilité, le locataire peut payer le complément de charges dû au titre de la régularisation en 12 fois, s'il en fait la demande (Loi 89-462 du 6-7-1 989 art. 23, al. 9).

Comment régulariser le compte de charges ?

Un mois avant la régularisation, le bailleur doit adresser à chaque locataire un décompte par nature de charges et dans les immeubles collectifs pourvus d'un chauffage et/ou d'un élément de production d'eau chaude collectifs, le mode de répartition entre les locataires et une note d'information sur les modalités de calcul des charges de chauffage et d'eau chaude.

Les pièces justificatives (factures, contrats de fournitures et d'exploitation, quantités globales consommées, prix unitaire des consommations, etc.) sont tenues à la disposition du locataire pendant six mois à compter de l'envoi du décompte par nature de charges. À noter que la taxe d'enlèvement des ordures ménagères, qui figure sur l'avis d'imposition de taxe foncière du propriétaire, constitue une charge récupérable dont la justification et le paiement interviennent le plus souvent distinctement des autres charges.

Lorsque, au vu du décompte, il apparaît que le propriétaire demande le remboursement de charges qui ne sont pas récupérables (frais de gestion du syndic de copropriété, rémunération de l'agent immobilier, frais de surveillance des parkings, par exemple) ou que ce décompte n'est pas clair, le locataire doit interroger son propriétaire et demander à consulter les pièces justificatives. Ce droit pour le locataire de contrôler les charges est un droit personnel qui doit pouvoir s'exercer individuellement. Le propriétaire ne peut donc pas se contenter d'envoyer un décompte détaillé des charges ou d'organiser une réunion collective pour la consultation des pièces justificatives.

En pratique, le locataire qui ne reçoit pas de décompte de charges ou qui n'est pas autorisé à consulter les pièces justificatives peut s'abstenir de payer l'éventuel supplément de charges exigé lors de la régularisation ; en effet, il appartient au propriétaire de justifier que la dépense est réelle et que celle-ci est récupérable. En revanche, s'il s'avère, par exemple, que le prix du mètre cube de fioul est beaucoup plus cher que la normale mais qu'il a été payé ce prix, le locataire en devra le remboursement sauf à prouver une fraude.

Le locataire peut demander au bailleur de lui transmettre le récapitulatif des charges du logement par voie dématérialisée ou par voie postale.

Attention :

Le délai d'action en paiement, c'est-à-dire le délai pendant lequel le propriétaire peut exiger le paiement des sommes qui lui sont dues, est de trois ans pour les charges (et les loyers). Le délai court à compter de la date à laquelle la somme doit être payée.

Lorsque le locataire a versé plus qu'il ne devait, il peut réclamer au propriétaire le remboursement du trop-perçu pendant trois ans à compter de la date de régularisation des charges (Cass. 3e civ. 9-11-2017 n° 16-22.445 FS-PBRI : BPIM 6/17 inf. 441) ; cette action judiciaire est dite « en répétition de l'indu ».

© Editions Francis Lefebvre - La Quotidienne