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Comment calculer et payer l'indemnité de congés payés

Tout savoir sur le calcul et le paiement de l'indemnité de congés payés en 5 questions.


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Quelle méthode de calcul appliquer ?

Deux méthodes de calcul (règle dite « du dixième » ou maintien de salaire) sont prévues, mais seule la plus favorable au salarié doit être retenue par l'employeur.

L'indemnité de congés payés doit en effet être égale à 1/10e de la rémunération totale perçue par le salarié au cours de la période de référence (pour les congés 2019, la période de référence s'étend du 1er juin 2018 au 31 mai 2019), sans pouvoir être inférieure au salaire que l'intéressé aurait perçu s'il avait travaillé.

L'employeur doit donc, pour chaque salarié, comparer ces deux méthodes de calcul, afin de déterminer la plus favorable : la règle du maintien de salaire sera souvent plus favorable lorsqu'une augmentation de salaire est intervenue pendant la période de référence ; celle du dixième pour les salariés ayant accompli au cours de la période de référence des heures supplémentaires non régulières ou ayant perçu une rémunération variable selon les mois de l'année ou encore pour les salariés ayant vu leur salaire diminuer (cas du salarié passé d'un temps plein à un temps partiel).

La comparaison entre la règle du maintien du salaire et la règle du dixième peut être difficile à opérer pour les salariés mensualisés si, au cours d'un mois donné, ils cumulent une période de congés et une période de travail effectif : l'employeur doit, dans ce cas, pouvoir déterminer quelle part rémunère les congés et quelle part rémunère le travail effectif. Selon la jurisprudence, il faut pour cela comparer le nombre de jours ouvrables (ou d'heures de travail) du mois considéré avec le nombre de jours (ou d'heures) travaillés.

Exemple :

Un salarié prenant 20 jours ouvrables de congés en juillet 2019 (mois qui en comporte 27) sera rémunéré, en cas d'application de la règle du maintien de salaire, par :

-  une indemnité de congés payés correspondant aux 20/27e du salaire mensuel ;

-  un salaire proprement dit égal à 5/27e de son salaire mensuel.

Quelles sommes retenir pour la règle du dixième ?

Lorsque l'indemnité de congés payés est égale au dixième de la rémunération totale perçue par le salarié au cours de la période de référence, le salaire à prendre en considération est celui se rapportant à cette période. Lorsque la durée du congé est supérieure au congé légal, l'indemnité est calculée proportionnellement à la durée du congé effectivement dû (par exemple, pour 36 jours de congés payés, il convient de verser une indemnité égale à 36/30e de l'indemnité normale).

Doivent être inclus dans le salaire de référence les éléments suivants :

-  salaire brut ;

-  majorations pour heures supplémentaires, travail le dimanche et les jours fériés, travail de nuit ;

-  salaire fictif des absences assimilées à du travail effectif ;

-  indemnité de congés payés de l'année précédente ;

-  pourboires (comme en matière de sécurité sociale) ;

-  avantages en nature dont le salarié cesse de jouir pendant ses vacances et dont la valeur minimale ne peut pas être inférieure à celle fixée annuellement par arrêté préfectoral ;

-  part variable de la rémunération liée aux résultats du salarié ou de l'entreprise, peu important son paiement à l'année ;

-  commissions liées à l'activité personnelle du salarié, dès lors qu'elles ne sont pas calculées sur l'année entière (période de congés payés comprise).

Les primes et indemnités versées en complément du salaire sont prises en compte si elles sont versées en contrepartie du travail, ne rémunèrent pas un risque exceptionnel et n'indemnisent pas déjà la période de congés. Sont ainsi prises en compte :

-  des primes compensant une servitude de l'emploi : primes de soirée, pour travail les dimanches et jours fériés, d'équipe, d'astreinte, pour travaux pénibles… ;

-  des primes liées à la qualité du travail : primes de productivité ou de rendement, de performance, de résultat, d'assiduité non versées pendant la période des congés… ;

-  des primes et indemnités diverses ne correspondant pas à des remboursements de frais : primes d'expatriation, de dépaysement, de mission… ;

-  les primes d'ancienneté dans la mesure où l'indemnité de congés payés ne peut pas être inférieure au salaire que le salarié aurait perçu s'il avait travaillé.

En revanche, les primes allouées globalement pour l'ensemble de l'année, période de travail et période de congés confondues, doivent être exclues du calcul de l'indemnité (notamment prime trimestrielle ou semestrielle, 13e mois, prime d'intéressement, de vacances, certaines primes d'assiduité et de rendement).

Sont par ailleurs exclus du salaire de référence :

-  les remboursements de frais et de déplacements s'ils correspondent à des frais réellement exposés par le salarié et que ces frais découlent des conditions d'exécution de son travail lui imposant une charge supérieure à celle liée à la vie courante (par exemple et peu important leur caractère forfaitaire : primes de panier ou indemnités de repas destinées à compenser le surcoût d'un repas consécutif à un déplacement, un travail posté, de nuit ou selon des horaires atypiques ; indemnités de transport compensant les frais de domicile - lieu de travail) ;

-  les gratifications exceptionnelles dont ni le versement ni le montant ne sont garantis au salarié (bonus) ;

-  les rémunérations des absences non considérées comme du travail effectif pour le calcul des congés payés par la loi ou la convention collective : indemnités journalières de maladie, indemnités conventionnelles à la charge de l'employeur, indemnités conventionnelles d'intempéries ;

-  les sommes distribuées au titre de l'intéressement ou de la participation des salariés aux résultats de l'entreprise.

Comment se calcule le maintien de salaire durant les congés ?

L'indemnité de congés payés, calculée d'après la règle du maintien de salaire, doit assurer au salarié une rémunération au moins égale à celle qu'il aurait perçue s'il avait continué à travailler. Ainsi :

-  le salaire pris en considération - qui comprend les mêmes éléments de rémunération que ceux retenus pour la règle du dixième - est celui du mois précédant le congé ; toutefois, si une augmentation générale des salaires intervient dans l'entreprise pendant les congés, elle est appliquée à l'intéressé ;

-  la durée de travail effectif prise en compte est celle de l'établissement pendant la période considérée. Elle comprend le travail le dimanche, les heures supplémentaires dès lors qu'il ne s'agit pas d'heures supplémentaires exceptionnelles qui pallieraient l'absence des salariés en congé ; en cas d'horaire alterné, différent selon les semaines, il doit être tenu compte de l'horaire correspondant à la période des congés et non d'un horaire moyen.

Quel est le régime fiscal et social de l'indemnité ?

L'indemnité a la nature d'un salaire et supporte les mêmes retenues que celui-ci. Elle bénéficie des mêmes règles protectrices.

Faut-il la mentionner sur le bulletin de paie ?

En principe, les dates de congés et le montant de l'indemnité correspondante doivent être indiqués sur le bulletin de paie lorsqu'une période de congés annuels est comprise dans la période de paie considérée. Le bulletin doit donc normalement faire apparaître, séparément, l'indemnité de congés payés et la rémunération de la période du mois travaillée par le salarié.

Toutefois, l'administration admet de déroger à cette règle dans les deux cas suivants :

-  lorsque l'employeur maintient le salaire habituel du salarié, il peut s'abstenir de mentionner le montant de l'indemnité et indiquer seulement les dates et le nombre de jours de congés (mention « congé payé du… au… »). Le bulletin de paie fait alors seulement apparaître la rémunération mensuelle habituelle du salarié ;

-  lorsque les dates de congés ont été connues tardivement par l'employeur, la mention « congé payé du… au… » peut être portée sur le bulletin de paie du mois suivant celui au cours duquel le congé a été effectivement pris.

Pour en savoir plus sur l'indemnité de congés payés : voir Mémento Social nos 13610 s.

© Editions Francis Lefebvre - La Quotidienne